Se é impossível ignorar as redes sociais pelo impacto que vêm provocando em áreas importantes dos negócios, elaborar políticas para o uso das mesmas é uma tarefa complexa que envolve enfrentar algumas questões críticas.
De acordo com a consultora Gartner, aqueles que participam das redes sociais precisam de orientação sobre regras, responsabilidades, normas e comportamentos esperados. A organização destaca sete pontos essenciais, que devem ser levados em conta na criação de uma política:
Estratégia
Antes de adoptar qualquer prática, os objectivos centrais com as redes devem ser definidos. Além disso, as iniciativas devem ter em conta a missão, estratégia e valores da organização. Só com um plano estratégico será possível monitorizar as acções.
Elaboração e revisão de políticas
Pode ser tarefa do CIO, do Conselho Geral ou de comissões próprias para esse fim. As políticas para medias sociais devem ser alinhadas com as da própria organização, além de definir o que pode ser escrito, os processos operacionais e as directrizes específicas de governança e o processo com os quais cada departamento ou divisão da empresa irá trabalhar.
Diagnóstico da política
A política deve ser diagnosticada nalgum momento para garantir interesses como segurança, privacidade e exposição da marca, além de verificar se as adesões ocorrem conforme o planeado. Nesse processo, nascerão novas direcções que deverão ser incorporadas na política existente.
Responsabilidades estratégicas
Cada colaborador deve ter bem claras as suas responsabilidades, com padrões bem escritos e de fácil compreensão. Um plano de comunicação bem realizado, apoiado por um programa de treino, também ajudará o funcionário a absorver melhor as políticas e por que razão é necessário segui-las.
Políticas e responsabilidades éticas
O programa de treino deve também mostrar aos funcionários os limites que devem ser respeitados no acesso às redes sociais. Para tanto, os primeiros a entender completamente a questão são os líderes, responsáveis por identificar o que é inapropriado.
Capacitação de gestores
Durante a implementação do plano, a empresa precisa de oferecer aos gestores apoio e treino para que eles tenham as capacidades necessárias e formas de aconselhar os seus funcionários sobre o assunto.
Casos de insucesso
Todas as experiências mal sucedidas, seja na empresa ou fora dela, devem ser utilizadas como exemplo para não se repetirem os mesmo erros. Os conhecimentos que surgem das falhas podem ser usados para melhorar iniciativas correntes ou projectos futuros.
